ضوابط رقم (۸) آلية إعداد التصاميم والمخططات والكلف التخمينية والتعامل مع المكاتب الاستشارية
اولا :- لجهات التعاقد الحكومية القيام بإعداد التصاميم الأولية والتفصيلية وجداول الكميات والكلف التخمينية للمشاريع المطلوب تنفيذها بالاستعانة بملاكاتها في الحالات التالية:۔
1- المشاريع او الاعمال الصغيرة نسبيا والتي تتسم بالنمطية ولا تحتاج الى تخصص دقيق ولا تتضمن تفاصيل فنية معقدة بشرط توفر الملاك الفني المتخصص المناسب (مهندسي التصميم والتدقيق) لتنفيذ هذه الأعمال وتحمل المسؤولية ويترك لجهة التعاقد تقدير الأعمال التي يمكن لملاكاتها تنفيذها مع تحملهم المسؤولية الكاملة في حالة الاخفاق لما زاد عن مبلغ الاحتياط العام
المخصص للمقاولة.
2- المشاريع او الاعمال المتوسطة والكبيرة بشرط أن يتضمن الهيكل التنظيمي لجهات التعاقد جهات متخصصة ذات خبرة علمية وعملية في مجال اعداد التصاميم وتقديم الاستشارات الفنية قادرة على إعداد التصاميم الأولية والتفصيلية والمواصفات الفنية وجداول الكميات والكلف التخمينية وتدقيقها والإشراف العام وتقديم الاستشارة الفنية بصورة دقيقة مع تحمل المسؤولية الكاملة لما زاد عن مبلغ الاحتياط العام المخصص للمقاولة وفق الآلية التالية:۔
يتم تشكيل فريقين:۔
أ- الفريق الأول يقوم بإعداد التصاميم وجداول الكميات والكلف التخمينية وإجراء المسوحات الميدانية المطلوبة.
ب- الفريق الثاني يقوم ابتداء بأعمال إعداد المتطلبات الوظيفية التصميمية ومن ثم التدقيق والتعديل لجميع المراحل التي ينجزها الفريق الأول وله الرأي النهائي لحسم الموضوع.
ج- يتولى الفريق المصمم او المدقق اعمال تقديم الاستشارة عند التنفيذ.
د – يتم وضع جدول زمني لانجاز كل مرحلة ولكل فريق والذي يجب الالتزام به.
ثانيا:- على الجهات المنفذة التي لا ينطبق عليها ما جاء في أولا أعلاه التعاقد مع أحد الجهات الاستشارية المعتمدة الاعداد التصاميم الأولية والتفصيلية والمواصفات الفنية وجداول الكميات والكلف التخمينية، وكذلك التعاقد مع جهة استشارية أخرى (غير الجهة المصممة لغرض تدقيق المتطلبات الوظيفية وتدقيق التصاميم (وفق مراحل الانجاز المتفق عليها) واجراء التعديل والمصادقة عليها بما يضمن تحمله المسؤولية الكاملة عن تلك الأعمال (وبما لا يتجاوز النسب الواردة في الفقرة سادسة).
ثالثا: عند تنفيذ المشاريع بأسلوب المفتاح باليد (وهو اسلوب خاص لا يتم اللجوء اليه الا للاسباب المذكورة في تعليمات تنفيذ الموازنة الاستثمارية النافذة بهذا الصدد) تقوم جهة التعاقد بما يلي:۔
أ. أما تشكيل فريق استشاري لغرض اعداد المتطلبات الوظيفية واحتساب الكلفة التخمينية للمشروع قبل ادراجه في الموازنة الاستثمارية ومن ثم يقوم نفس الفريق بتدقيق التصاميم وجداول الكميات والمواصفات الفنية المقدمة من قبل المقاول والاشراف على التنفيذ (كاستشاري) للجهات التي تمتلك جهات تصميمية واستشارية>
ب – او التعاقد مع مكتب استشاري رصين لغرض تدقيق المتطلبات الوظيفية واحتساب الكلف التخمينية للمشروع ومن ثم يقوم بتدقيق التصاميم وجداول الكميات والمواصفات الفنية المقدمة من قبل المقاول والاشراف على التنفيذ (كاستشاري) للجهات التي لا تمتلك الخبرة الكافية لذلك (ابرام عقد استشاري مع جهة التعاقد المستقل عن عقد التنفيذ) مع مراعاة السقوف الزمنية لمراحل العمل والتي يجب تحديدها سلفا (وبما لا يتجاوز النسب الواردة في الفقرة سادسة).
رابعا:- آلية العمل
يجب تضمين ما مبين في أدناه ضمن وثائق المناقصة وتضمينها في العقد باعتبارها جزء لا يتجزأ من العقد المبرم مع الاستشاري:-
1- يقوم المكتب الاستشاري المصمم باجراء المسوحات وتحريات التربة والقيام بإعداد التصاميم والمخططات التفصيلية وجداول الكميات والمواصفات الفنية والكلف التخمينية وفق الآلية التي يحددها العقد على ان تكون متكاملة ودقيقة جدا وتتضمن كافة التفاصيل والرسوم التوضيحية والمواصفات الفنية والبيئة الداخلية والأجهزة والمعدات وتفاصيل الاثاث ان وجد والتي يجب أن
تكون اقتصادية ولا تتضمن زيادة غير مبررة في المواد كما يقوم بتقديم المخططات عند المصادقة النهائية على التصاميم وفق بنود العقد مع مراعاة تحمله المسؤولية العشرية عن التصاميم وفق القانون.
2- تخضع التصاميم للتدقيق وعلى مراحل وفقا لبنود العقد وتكون الجهة الاستشارية المدققة هي صاحبة القرار والتي يجب أن تعمل على أن تكون التصاميم كاملة ودقيقة وتحتوي على كافة التفاصيل التنفيذية والمواصفات ولها تدقیق فلسفة التصميم باتجاه الاستخدام الأمثل للمواد والمعدات وحسب متطلبات التصميم وبما لا يؤدي الى استخدام مواد ومعدات اكثر من الحاجة الفعلية (وفي حالة الاختلاف يصار الى حسم الموضوع من قبل صاحب العمل).
3- يتم تزويد صاحب العمل بنسخة من جميع المسوحات والحسابات التصميمية و وجميع تفاصيل العمل وبشكل دقيق بعد تدقيقها والمصادقة عليها من قبل المكتب الاستشاري المدقق.
4- إذا تبين وجود اي اخطاء تصميمية أو نواقص او اختلاف في الكميات الواردة ضمن جداول الكميات عند تنفيذ العمل ولغاية (5%) من مبلغ العقد تصرف من ضمن مبلغ الاحتياط العام للمقاولة المثبت في التعليمات اور والحذف او/ والاستحداث واذا مازاد عن ذلك يتحملها المكتب الاستشاري المدقق والمصمم (مناصفة) بالنسبة لتصاميم المشاريع الجديدة أما بالنسبة لتصاميم اعادة التأهيل لمشاريع قائمة فتكون النسبة المسموح بها (۷٪).
5- يقوم المكتب المصمم باعداد الكلفة التخمينية للعمل وتحديد المدة المتوقعة للتنفيذ (مع الاخذ بنظر الاعتبار الظروف المحيطة بالموقع والتي يجب أن تعتمد عند تحليل العطاءات وتكون أساسا للمفاضلة (ويفضل تثبيتها في وثائق المناقصة) ويقوم بإعداد خطة العمل والتي يجب أن تتضمن برمجة الفقرات التنفيذية (برنامج تقدم العمل والأوزان التنفيذية لكل فقرة (لغرض احتساب نسب التنفيذ المادي) وبرمجة الموارد البشرية والمواد والمعدات المطلوبة للتنفيذ وكوادر المهندس المقيم الواجب توفيرها للإشراف على التنفيذ ويقوم المكتب المدقق بتدقيقها والمصادقة عليها قبل رفعها الى وزارة التخطيط لغرض اعتمادها لتحديد كلفة المشروع ومدة تنفيذ المشروع والتي ستكون خاضعة للتدقيق وزارة التخطيط.
6- يتم حضور فريق التصميم وفريق التدقيق الى المؤتمر الذي يعقد للاجابة عن استفسارات وملاحظات المقاولين قبل تاريخ غلق المناقصة (مع مراعاة الفترة الزمنية بين مرحلتي إعداد التصاميم والاعلان والتنفيذ والتي يجب تحديدها سلفا على أن لا تزيد عن ثلاث سنوات.
خامسا:- يتم تنفيذ الالية اعلاه كما يلي:۔
1- الإعلان عن تنفيذ أعمال إعداد التصميم وأعمال التدقيق في نفس الوقت باحد أساليب التعاقد المنصوص عليها في المادة (3/ثانية او خامسة او سادسا) من تعليمات تنفيذ العقود الحكومية رقم (۲) لسنة 2014 (الدعوة المباشرة ، المناقصة المحدودة ، العطاء الوحيد).
2- يتم تزويد مقدمي العطاءات بوثيقتين الأولى تتضمن التعليمات الخاصة بعقد التصميم والثانية تتضمن التعليمات الخاصة بعقد التدقيق وفي الوقت نفسه.
3- يقوم كل مكتب من المكاتب الاستشارية بتقديم عطاءاته على الوثيقتين بمغلفين مغلقين ومختومين كلا على حدة (يهمل عطاء المكتب الاستشاري اذا قدم عطاء واحد على عمل واحد التصميم او التدقيق)) ويثبت اسم العطاء واسم المكتب الاستشاري ورقم المناقصة على الظرف من الخارج وفق درجة المكاتب الاستشارية وخبرتها وأعمالها المماثلة.
4- يتم عزل العطاءات من قبل لجنة فتح العطاءات (وثائق تصميم ، وثائق تدقيق) ويتم إجراء عملية فتح العطاءات والتحليل والترسية لكل وثيقة على حدة (الترسية على مكتبين استشاريين وحسب النسب) الواردة في الفقرة سادسة).
5- يتم توقيع العقدين في نفس الفترة لتداخل العمل.
6- فيما يتعلق بعقد تقديم الاستشارات الفنية خلال فترة التنفيذ فيتم توجيه دعوة مباشرة إلى المكتب المصمم والمكتب المدقق ومكتب استشاري اخر او اكثر لغرض ترسية أعمال تقديم الاستشارات وبما لايزيد عن )النسب الواردة في الفقرة سادس ج) مع مراعاة تحديث التصاميم والكلفة التخمينية لها قبل الاعلان (اذا تأخر الإعلان عن سنتين) مع بقاء مسؤولية المصمم والمدقق
وتحمل المكتب الاستشاري الجديد لمسؤولية التغييرات التي يجريها اذا تم الترسية عليه.
7- يتم دفع اجور عقد التصاميم وعقد التدقيق من مشروع إعداد الدراسات والتصاميم الذي يدرج لهذا الغرض اما عقد الإشراف وتقديم الاستشارات فيتم دفع مبلغه من ضمن كلفة المشروع بعد ادراجه في جداول الموازنة الاستثمارية ويدرج كمكون منفصل ضمن كلفة المشروع.
8- عند المباشرة بتنفيذ العقدين يقوم ابتداء المكتب الاستشاري المدقق بتدقيق متطلبات الجهة المستفيدة وتحديثها وتزويد المكتب المصمم بها ويقوم المكتب المصمم ابتداء بإجراء المسوحات والفحوصات المطلوبة خلال تلك الفترة ويكون مسؤولا عنها ويتحمل كافة التبعات القانونية والمادية اذا تبين وجود اي خطأ فيها ويثبت ذلك في العقد ويستخدم المكتب المدقق تلك البيانات عند القيام بأعمال التدقيق.
9- للجهات التي تملك كوادر فنية متخصصة ولها الرغبة بالقيام بدور المدقق أن تشكل فريق تدقيق (للقيام بمهام المدقق الواردة في الفقرة ثانية ورابعة/2، 5، 4 ،6) من كوادرها مع تحملهم المسؤولية الكاملة في حالة الاخفاق بالتضامن مع المكتب المصمم على ان لاتزيد الزيادة في كلفة العقد عند التنفيذ عن مبلغ الاحتياط العام للمقاولة.
إعداد التصاميم والمخططات
سادسا:۔
أ. تحديد مبلغ الكلفة التخمينية لإعداد التصاميم بما لا يزيد عن النسب الوارد في الجدول أدناه من الكلفة الأولية للمشروع والتي تحدد ضمن الدراسة الأولية استنادا الى الفقرة (5/أ) من تعليمات رقم 1 لسنة 1984 أسس دراسات الجدوى لمشاريع التنمية المعدلة بموجب كتاب وزارة التخطيط المرقم ۳۳؛ في ۲۰۰۸/۱۰/۲۷) على أن تحسب بطريقة تراكمية ويتم التعاقد مع أحد المكاتب
الاستشارية المحلية أو العالمية باحد أساليب التعاقد المنصوص عليها في المادة (3/ثانية او خامسا او سادسا) من تعليمات تنفيذ العقود الحكومية رقم (۲) لسنة 20۱4 (الدعوة المباشرة، المناقصة المحدودة ، العطاء الوحيد) وتحدد نسبة (۲۰%) لتكرار التصاميم في مواقع أخرى.
ب- تحديد مبلغ الكلفة التخمينية لتدقيق التصاميم بما لا يزيد عن النسب الواردة ضمن الجدول أدناه على أن تحسب بطريقة تراكمية والتي يحتاجها المشروع عن طريق التعاقد مع أحد المكاتب الاستشارية المحلية أو العالمية بأحد اساليب التعاقد المنصوص عليها في المادة (3/ثانيا او خامسا اوسادسا من تعليمات تنفيذ العقود الحكومية رقم (۲) لسنة ۲۰۱4 (الدعوة المباشرة، المناقصة المحدودة ، العطاء الوحيد).
ج- تحديد مبلغ الكلفة التخمينية للإشراف وتقديم الاستشارات على تنفيذ المشروع بما لايزيد عن النسب الواردة ضمن الجدول أدناه على أن تحسب بطريقة تراكمية عن طريق التعاقد مع أحد المكاتب الاستشارية المحلية أو العالمية بأحد اساليب التعاقد المنصوص عليها في المادة (3/ثانية او خامسة أو سادسا) من تعليمات تنفيذ العقود الحكومية رقم (۲) لسنة 20۱4 (الدعوة المباشرة، المناقصة المحدودة ، العطاء الوحيد).
إعداد التصاميم والمخططات
د- يتم ضمان التنافس والشفافية للاحالة على المكاتب الاستشارية باتجاه تقليل النسب الواردة ضمن الفقرتين (أ، ب، ج) اعلاه.
ه- يجب أن لا يقل الكادر الفني المتخصص للمكاتب الاستشارية الأجنبية عن (60%) من الاجانب و (50%) للاجانب ضمن عقود الشراكة.
و- في حالة التعاقد مع مكتب استشاري لغرض العمل كمهندس مقيم (والذي لا يتم اللجوء إليه الا في الحالات الضرورية وبعد قيام وزارة التخطيط بتوفير المبالغ اللازمة له إبتداء عند ادراج المشروع في جداول الموازنة الاستثمارية) يجب أن يتم التعاقد مع مكتب من غير المكاتب المصمم والمدقق والمشرف العام وتحدد الكلفة التخمينية للعقد بما لا يزيد عن من (1,5) مما ورد ضمن
الفقرة (ج) اعلاه.
ز- في حالة التعاقد مع المكتب الاستشاري للإشراف وتقديم الاستشارات وحالة التعاقد مع مكتب استشاري كدائرة مهندس مقيم يتم احتساب أجور كل منهما كنسبة من مبلغ المقاولة (بضمنها مبلغ الاحتياط للمقاولة) وليس باجور شهرية لحين انجاز المشروع، على أن يتم تحديد الموارد البشرية المطلوبة ودرجتها العلمية والتخصص وعددها وساعات التواجد وواجباتها وكلفها
بالتفصيل وتثبت بالعقد لتكون اساسأ لمتابعة تنفيذ العقد واحتساب كلفته عند التنفيذ.
ثامنا:- تلغي الضوابط الصادرة بموجب كتاب وزارة التخطيط المرقم ۲۵۲۲۳ / ۵ / ۲ في 22/10/2013.
تاسعا:- تنفذ هذه الضوابط من تاريخ صدورها.
اقرأ أيضا في مقال إعداد التصاميم والمخططات :
- المتطلبات قبل إعداد وثائق المناقصة تعليمات تنفيذ العقود الحكومية
- توقف وتمديد اعمال المقاولات وعقود التجهيز وعقود الخدمات الاستشارية
- اجراءات الاعلان عن المناقصات والإحالة صادرة من وزارة التخطيط
- التأمينات والغرامات التأخيرية ومدة العقد والتمديد دليل المهندس المقيم
- آلية احتساب مقدار التعويض الناجم عن التغيرات لجداول الكميات في عقود المقاولات